Triple Steel Corporation

1. Introduction 

As this is the initial auditing appointment for the Triple Steel Corporation, it is appropriate to draw a detailed audit plan and audit strategy in the planning stage of the audit. Therefore it is necessary to conduct a preliminary analytical review of key account balances and identify the key areas that require special attention. This report will discuss the ratios used in the analytical review, and then put up with some related issues based on the ratio analysis.

2. Evaluation and assessment of the company's performance

A preliminary analytical procedure is usually used during the planning stage of the audit as it allows the auditors to better understand the client's business and performance, more precisely identify key areas that contain potential risks and require special attention, and determine the audit strategy and detailed plan of the nature, timing and extent of audit procedures. In the case of Triple Steel Corporation a preliminary analytical review can be conducted in terms of some key financial ratios and then compare these ratios with the prior year's ratios. If there exist significant variations between these two from expectations, it is indicated that investigation may be required during future auditing stages. The related ratios will be discussed and explained as follows:

	What the ratio means	Conclusions to draw and potential risks to be investigated
1	Liquidity Ratios  ·Current ratio  It indicates the liquidity of the entity in terms of net working capital position, and provides information about entity's ability to meet its current obligations over the short term. A benchmark figure of 2 is generally accepted as a basic requirement.    ·Quick ratio It indicates the similar information as the current ratio, however it eliminate the effect of the inventory to the result. It is suggested to keep the ratio no less than 1.	Current ratio is 2.95 for 2010, compared to 3.71 for 2009. This downward trend indicates the liquidity of the company is deteriorating; however the current level may not necessarily need immediate concern given a benchmark of 2. Procedures should be taken to manage working capital and review current and projected cash flows for future liquidity problems. As for the quick ratio, it also faces incredible decrease from 2.32 in 2009 to 1.65 in 2010, though still above the usual benchmarks of 1, it may imply that there are obsolete or slow-moving inventories and the value of the inventory may be overstated. Effective internal controls should be adopted to ensure the valuation and allocation assertion of the inventory account balances and it needs to be monitored to ensure it will not deteriorate further.
2	Turnover Ratios ·Inventory turnover It shows the efficiency that an entity manages its inventory and uses the inventory to generate sales.   ·Receivable turnover It reflects the efficiency that an entity collects its bills  ·Fixed asset turnover& Total assets turnover It indicates the entity's ability to generate sales from total/ fixed assets.	Inventory turnover decreases from 5.98 in 2009 to 5.21 in 2010. Inventory turnover is slowing, which indicates poor inventory management practices and also supports the idea that there are obsolete or slow-moving inventories. Investigation is necessary to find out the reason for current deterioration and the inventory account should be reviewed to check if it is overstated.  Compared to inventory management, receivables management is actually getting better. Last year it took 35 days to collect the credit sales, whilst this year it only took 25 days on average to collect the money. Although the receivables turnover this year is faster than prior year, indicating good working capital management, the reason of the improvement and the potential effect on the doubtful debts provision still need further investigation and examination as it can be caused by an inaccurate cut-off or debtors' follow-up.  Assets utilization, on the other hand, is deteriorating. Although there is a increase in the whole value of the total/ fixed assets, the amount of sales $1 (fixed) asset can generate is decreasing, which indicates the assets did not function fully. Therefore management should figure out how to achieve the full utilization.
3	Profitability Ratios ·Profit Margin This ratio shows how many profits can be generated from $1 sales.  · Return on asset & Return on equity These two ratios show the profits generated for the assets/equity employed.	As it is shown in the income statement, the amount of net sales for 2010 is smaller than that for 2009, whilst the total expense is more than that in 2009, especially the cost of goods sold and the selling, administrative, general expenses. This led to a loss and negative net cash flows for 2010, which can be caused by misallocation of the expense as the inventory valuation system adopted by Triple Steel Corporation is complex, or shrinking of the market share. Whatever the reason, it should draw immediate concern and conduct further investigation.  As the net profit is negative for 2010, the return on assets/equity ratios are also negative, which means the entity is using its assets less efficiently than it was before. The decline of assets utilization is a very serious problem as it will restrict the performance and development of the entity, and therefore further investigation is necessary to find out the reasons and associated solutions.
4	Long-term solvency ratio ·Debt/equity ratio It reflects how the entity is financed and its ability to meet the obligations in the long-term period. A benchmark figure of 1 is generally accepted as a maximum requirement.	The long-term solvency ability is slightly decreased from 0.45 in 2009 to 0.48 in 2010, however since it is still smaller than the benchmark, the entity's long-term solvency is still under control. It also should be pointed that one of the conditions of the long-term loan is to maintain a debt-to-equity ratio of 2:1 and many valuable assets are pledged in connection with the long-term loan, then it is suggested that the company reconsider its financing strategy.

As discussed above, the company still faces lots of challenges and need to improve its performance in many aspects. It is suggested that the company can consider reconstructing its financing strategy, reevaluating its inventory system, improving the assets utilization, and turning losses into profits.

3．Key areas require special attention

Firstly, as it is the first time to provide auditing services to the Triple Steel Corporation, procedures should be taken to Investigate this potential client and acceptance of an engagement based on the requirement in APES 320 and ASQC 1 (ISQC1). It is also necessary to review audit working papers of previous auditor or double-check the financial statements to ensure that the opening balances of all accounts do not have material misstatements, the closing balances for the previous period have been correctly carried forward to the current period, and also appropriate accounting policies are consistently applied. These procedures will help to reduce the inherent risks and facilitate the comparative analysis.

Secondly, at the planning stage of the audit, it needs to better understand the business risks the entity faces and develop a proper audit strategy and audit plan by analyzing the inherent, control and detection risks. In the case of Triple Steel Corporation it also needs to assess going concern at the planning stage based on the requirements in ASA 570.10/ISA 570.10. From the above analysis in part 1, it clearly indicates that the company fails to maintain sustainable operating profits and positive net cash flows, and is facing deteriorating key financial ratios and incredible difficulty in complying with terms of loan agreements. Besides that, other mitigating factors, such as the inability to reduce costs and additional capital issuing, also supports the fact that the company may face going concern issue. Therefore the auditors should consider its effect on appropriateness of presentation of financial report and possibility of management misrepresentations.

Moreover, as the company adopts a complex inventory system, the inherent and control risks are assessed as high and the inventory account has a high potential for material misstatements. As mentioned in the part 1 of this report, there may exist obsolete or slow-moving inventories and the inventory balance may be overstated, the auditing procedures should be modified to concentrate on the existence and valuation assertion of the inventory account balance. Furthermore as not all the inventories are recorded at first-in-first-out method, it will affect the valuation assertion of the finished products account, work-in-progress account and the accuracy assertion of the cost of goods sold account, so the auditor must understand and assess the efficiency of the internal controls associated with the inventory recording and valuation system, and if the internal controls are not adequate or ineffective, a substantive approach should be adopted to ensure there is no material misstatements related to these accounts.

Finally, it is important to check whether the notes of the financial reports contain the disclosure that most of the non-current assets in the company, such as the land, building and life insurance policies, are pledged in connection with the mortgage loan. As the pledge is associated with the right and obligation assertion of the assets，this disclosure will affect the true and fair of the financial report. 

4.  Internal controls associated with the inventory system

As it is indicated that some finished inventories are measured by the last-in-first-out method whilst the remainders are determined by the first-in-fist-out method, this complex procedure and complicated value determination system increase the inherent risks. To secure the existence assertion and the valuation and allocation assertion of the inventory account, certain internal controls should be put in place to reduce the inherent risks and control risks. For instance, there must exist a manual instruction that clearly identify the two different groups of inventories using the two different methods, and the inventories being measured by the last-in-first-out method must satisfy the requirements in the accounting standards. Those instructions must be communicated to the related staffs, making sure that they understand the differences and keep the related documents about the completion date of the inventories and the date when it is moved out from the warehouse. Besides that, it is also necessary to pre-number the inventories based on the order they were finished, as it will be easy to find out whether the finished goods are sold in order, either FIFO or LIFO, when conducting the stock taking at the end of every month or accounting period. The frequent stock taking itself will help to check the existence of the inventories and, at the same time, make sure the inventory recording and valuation system operate correctly. And also the stock taking will assist in observing whether there are obsolete, slow-moving and damaged items, which will support the valuation and allocation assertion of the inventories. 

5．Issues related to the dividend payment

As it is shown from the income statement for the year ended in June 30 for the Triple Steel Corporation, the dividend amount to $500,000 was distributed to the shareholders. The validity of this payment depends on whether it was paid out of the profit as indicated in Section 254T of the Corporations Acts. As the net profit for Triple Steel Corporation for the year 2009/10 is negative, this distribution is invalid as the payment of the dividend will prejudice the company's ability to repay its creditors. An action may be taken to against the directors for compensation in the amount of the dividend, and bring the company back into the position that it held before paying the dividend. Refer to the case Re Exchange Banking Co (Flitcroft's Case) (1882) 21 Ch D 519 the dividend must be paid out of the profit, and otherwise the payment is void. Same rules can also be found in the case QBE Insurance Group Ltd v ASC (1992) 38 FCR 270. As for the responsible of the auditor, the auditor should exercise reasonable care and skills, and communicate with the management level or the director directly about the breach of company law. Although the void dividend payment will not affect the audit opinion in the auditor's report, it is still necessary to state this fact in the Other Matter paragraph in the auditor's report.

 

References

Arens, A., P. Best, G. Shailer, B. Fielder, R. Elder & M. Beasley, Essentials of Auditing Assurance Services & Ethics in Australia, Eight Edition,  Pearson, Sydney, 2010.

 

Auditing Handbook: "Auditing Handbook 2010", being volume 2 of the Accounting and Auditing Handbook 2010, published by Prentice Hall.

 

Gay, G. and Simnett, R., Auditing and Assurance Services in Australia, Fourth edition, McGraw-Hill Book Company Australia Pty Limited, 2010.

 

Leung, P., Coram P., Cooper, B.J., Cosserat, G. and Gill, G.S., Modern Auditing and Assurance Services, Fourth edition, John Wiley & Sons Australia, Ltd, 2009